Systems Engineering in großen mittelständischen Unternehmen einführen und anwenden.

Bergwanderung: Kompetenzträger sind essentiell, um die Herausforderung mit vielen Hindernissen zu meistern.

Eine wesentliche Herausforderung bei der Einführung von Systems Engineering (SE) ist die Umsetzung der allgemeingültigen Theorie aus Normen und Standards in eine auf das Unternehmen zugeschnittene Praxis. Das übergeordnete Ziel ist es dabei, dass SE-Prozesse im Unternehmen nicht nur definiert, sondern auch nachhaltig verankert und gelebt werden. Auf diese Weise stiftet SE einen Nutzen und ist für jeden anwendbar. Die 3DSE hat dazu ein Konzept mit sieben Bausteinen erstellt, damit auch typische Stolpersteine mit Bravur umgangen werden können. Denn nicht nur die Herausforderungen sind groß, auch die Ansprüche an SE innerhalb des Unternehmens wachsen im Laufe der Zeit. Dieser Artikel beschreibt exemplarisch, wie der Schritt von der Entscheidung für SE bis hin zur nachhaltigen Prozessimplementierung im Kontext eines großen mittelständischen Unternehmens gelingt.

Durch die Beratungstätigkeiten bei unseren Kunden erleben wir häufig Aussagen, die das Projekt „Einführung von SE“ schon von Beginn an unter schwierigen Voraussetzungen starten lassen. Dazu gehören unter anderem die folgenden Aussagen:

„Wir wenden SE erstmalig bei unseren größten Projekten an, so wird der Ansatz auch direkt im Unternehmen kommuniziert.“

„Wir nehmen einfach den erfolgreichen Ansatz von Unternehmen XY, dann sparen wir uns die kostspielige Einführung.“

„SE wird all die Probleme adressieren, die uns schon immer genervt haben!“

„Für SE brauchen wir keine zusätzlichen Ressourcen, im Gegenteil, durch das Frontloading können wir später im Prozess Mitarbeiter einsparen.“

In diesen Aussagen wird SE häufig als Allheilmittel gesehen, das alle Probleme löst und gleichzeitig auch noch einfach zu adaptieren ist. Doch genau das ist es nicht. Die Einführung kann daher manchmal schon im Vorhinein scheitern. Meist stehen bei den Kunden gleichzeitig auch noch große, risikobehaftete Kundenprojekte vor der Tür. Das Personal ist häufig jung und wenig erfahren. Die Produkte beschränken sich nicht auf einzelne Hardwarekomponenten, sondern werden immer mehr zu Systemlösungen. Diese werden dann nicht mehr nur auf dem heimischen Markt, sondern international mit lokaler Produktion oder Entwicklung angeboten.
Schließlich sind das die Zugangsvoraussetzungen, damit das Produkt überhaupt in diesem Land verkauft werden darf. Damit im After Sales nicht noch hohe Aufwände durch Nachbesserungen entstehen, die viel Zeit und Geld kosten, müssen die Projekte effizient abgewickelt werden. Dazu muss das Projekt stets transparent, die erforderlichen Dokumente in einer hohen Qualität und die Mitarbeiter schnell eingearbeitet sein. Um dieses Pensum an Herausforderungen bewältigen zu können, wird SE oft von unseren Kunden als zentraler Ansatz identifiziert. Ausschlaggebend für die Wahl des Ansatzes ist zum einen der Nachweis von SE-Fähigkeiten gegenüber den Behörden und Auftraggebern, der heute eine Grundvoraussetzung bei großen internationalen Ausschreibungen und der Vergabe von öffentlichen Aufträgen ist.
Zum anderen können mit Hilfe von SE technische Herausforderungen, Risiken, Kundenanforderungen und Kosten in komplexen Großprojekten besser bewältigt werden. Für die Unternehmen hängt somit die Überlebensfähigkeit davon ab, die Arbeitsweisen in der Organisation in kürzester Zeit grundlegend zu verändern.
Um diese Veränderung erfolgreich umsetzen zu können, benötigen unsere Kunden einen stimmigen, gesamthaften Ansatz für die Implementierung von SE. Diesen Ansatz zu entwickeln, ist die Aufgabe der 3DSE. Die Erwartung an 3DSE ist es insbesondere, einen maßgeschneiderten SE-Ansatz zu entwickeln, der aufgrund unserer langjährigen, übergreifenden Branchenerfahrung schnell zum gewünschten Erfolg führt.

Der Lösungsansatz beruht auf sieben Bausteinen:

1) Stimmigen Gesamtansatz finden

Es ist eine Grundprämisse des Auftrags, einen für den Kunden stimmigen Gesamtansatz zu finden. Die Lösung soll pragmatisch anwendbar sowie auf die Situation des Kunden angepasst sein, in inhaltlich logischen Aufbaustufen aufeinander aufsetzen, wichtige und dringliche Themen frühzeitig adressieren, realistische Zielsetzungen festsetzen und mit den wesentlichen Stakeholdern abgestimmt sein.

2) Schneeball Effekt erzeugen

Ein Mittel, um Systems Engineering zügig und nachhaltig in die gesamte Organisation zu bringen, ist eine möglichst große und ausreichende Anzahl an Schlüsselpersonen zu erreichen. Diese werden hinsichtlich der Grundprinzipien, der Inhalte im Systemdenken, der Prozesse und deren Artefakte sowie der Rollen im Systems Engineering sensibilisiert und qualifiziert. Ein Ziel dabei ist es, ein SE-Netzwerk mit einer kritischen Masse an Schlüsselpersonen aufzubauen und so die Veränderung informell in das Unternehmen zu tragen. Dazu werden Awareness-Trainings, Zertifizierungen und Alumni Veranstaltungen für bereits zertifizierte System Engineers aufgesetzt.

3) (Externe) SE-Expertise heranziehen

Um schnell eine geeignete „State of the Art“ Vorgehensweise und ein SE-Referenzmodell definieren zu können, ist es sehr hilfreich, von Beginn an externe Expertise an Schlüsselstellen einzubinden. Neben dem Einbringen von fachlicher Erfahrung und Knowhow besteht eine der Kernaufgaben der 3DSE darin, Impulse für die Veränderung zu geben. Durch die externe Unterstützung kann auch die Implementierungsgeschwindigkeit der Prozesse und Methoden deutlich gesteigert werden.

4) Mit Pilotierung erproben

Eine wirksame Methode, um anwendbare, praktikable Lösungen für die Anwender zu finden, ist es, das theoretische Wissen und die Erfahrung der externen Experten über Pilot-Prozesse auf die unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen. Ausgehend von der generischen ISO15288, werden die Prozesse definiert, um sie anschließend in den Projekten zu pilotieren.

Während der Pilotierung werden die Methoden und Prozesse auf den Prüfstand der Anwender gestellt und feingeschliffen. Dabei handeln wir nach dem Motto: „Nur das Bewährte zum Standard machen!“. Zudem bietet die Pilotierung die Möglichkeit schnelle Erfolge zu erzielen und Überzeugungsarbeit zu leisten.

Der Ansatz von einer theoretischen Grundlage zu anwendbaren Prozessen
Abb. 1: Der Ansatz von einer theoretischen Grundlage zu anwendbaren Prozessen.

5) Operativen Support in den Projekten anbieten

Um die Akzeptanz der neuen Methoden und Formate in den Schlüsselprojekten zu gewährleisten, ist es notwendig, operativen Support für den Anwender in den Projekten zur Verfügung zu stellen. Zum einen besteht dieser operative Support darin, die Projektmitarbeiter bei der konkreten Anwendung der neuen Methoden und Prozesse zu unterstützen, zu begleiten und zu entlasten. Zum anderen sollen klare Vorgaben zur Sicherung der Implementierungsqualität gemacht werden sowie die Umsetzung kontinuierlich eingefordert und kontrolliert werden. Die Bereitstellung von operativem Support wird dabei sowohl durch externe, als auch durch interne Kapazitäten abgedeckt.

6) „Two Steps Ahead“ sein

Die nachhaltige Verankerung von Systems Engineering in einem Unternehmen erfordert es, über die reine Pilotierung und die Beschreibung der Methoden/Prozesse hinaus zu agieren. Im Rahmen einer solchen Initiative ist es wichtig, flexible Kapazitäten und Kompetenzen vorzuhalten, langfristig interne und externe Kunden für die Anwendung zu gewinnen, Budgets und Entscheidungen zu planen, das Top Management einzubinden und einen Plan B bei Schwierigkeiten in der Hinterhand zu haben. Um die notwendigen zwei Schritte voraus denken zu können, wird zum Beispiel ein SE-Office eingeführt. Dazu wird das SE-Office als Stabstelle mit beratender Funktion direkt an der Geschäftsbereichsleitung verankert. Die Struktur zeichnet sich durch eine Bündelung von Know-how Trägern und einer hohen Kundenorientierung aus.

Organisatorische Aufstellung des SE-Offices
Abb. 2: Organisatorische Aufstellung des SE-Offices.

7) Zielgruppengerechte Kommunikation und Change Management betreiben

Ein Veränderungsprojekt läuft auf vielen unterschiedlichen Ebenen und Bereichen des Unternehmens ab. Dabei ist es essentiell, allen Mitarbeitern, deren Vertretern und Führungskräften einen Zugang zu dem Thema zu verschaffen und sie dort abzuholen, wo sie in Bezug auf ihren Informationsbedarf gerade stehen.
Um dies gewährleisten zu können, wird eine zielgruppengerechte Kommunikation aufgesetzt und aktiv Change Management betrieben. Wichtig dabei ist es beispielsweise, den Grund und die Ziele der Veränderungen über eine nachvollziehbare Change Story zu visualisieren und Transparenz über den Implementierungsfortschritt zu schaffen, z.B. durch Reports, Newsletter sowie Roadshows.

3DSE Ansatz zur Prozessanwendung

Abb. 3: 3DSE Ansatz zur Prozessanwendung.

Zusammenfassung

Die Implementierung von Systems Engineering innerhalb eines Unternehmens ist ein langwieriger Prozess, der nicht von vorne herein komplett ausgeplant werden kann. Bei der Einführung neuer Methoden und Prozesse ist es essentiell, die Arbeitsfähigkeit der Organisation im Tagesgeschäft zu erhalten und die Balance zwischen dem Push der SE-Implementierung und dem Pull der SE-Anwender zu finden. Durch diese Anwendungsorientierung können frühzeitig notwendige Anpassungen entdeckt und umgesetzt werden.

Systems Engineering ist kein Selbstzweck. Durch das gewählte Vorgehen können die Kunden der 3DSE Systems Engineering als wertvolles Werkzeug implementieren, um so komplexe Großprojekte im Rahmen der neuen Marktanforderungen effektiv und effizient abwickeln zu können.

 
 

Verwandte Insights

F&E Insights Registrierung

Erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten und verpassen Sie nicht die neuesten Themen in F&E.

Jetzt registrieren